Pedidos e status

A tela Operação › Pedidos tem lista, busca por cliente/número, filtro por status e atualização da máquina de estados. As regras abaixo são aplicadas pela API e auditadas.

Como um pedido nasce

Quando o cliente clica em Finalizar compra, a plataforma:

1. confere se o carrinho não está vazio;
2. confere se todos os itens têm arte (arquivo enviado ou modelo) — senão mostra O item “…” está sem arquivo ou modelo de arte.;
3. confere a forma de entrega (balcão escolhido ou endereço informado);
4. calcula o frete;
5. cria o pedido com número no formato GX + ano + sequência (ex.: GX2026000348), no status Aguardando pagamento;
6. esvazia o carrinho e contabiliza o uso do cupom.

Os status

Status	Significado	O que a gráfica faz
Rascunho	Pedido ainda não finalizado	—
Aguardando pagamento	Pedido criado, pagamento pendente	Aguardar. PIX e boleto são confirmados automaticamente pelo gateway
Pago	Pagamento confirmado	—
Análise de arte	Pagamento confirmado; arte aguardando conferência	Analisar a arte
Arte recusada	A arte tem problema; o cliente foi avisado com o motivo	Aguardar o reenvio do cliente
Em produção	Arte aprovada; pedido na fila de impressão	Produzir
Impresso	Impressão concluída	Separar para retirada ou envio
Pronto para retirada	Disponível no balcão escolhido	Entregar ao cliente no balcão
Enviado	Entregue à transportadora / Correios	Acompanhar o rastreio
Entregue	O cliente recebeu	—
Cancelado	Pedido cancelado	—
Reembolsado	Valor devolvido ao cliente	—

Transições permitidas

A plataforma não permite pular etapas — por exemplo, não é possível ir de Aguardando pagamento direto para Entregue. Se tentar, aparece Transição inválida.

De	Pode ir para
Rascunho	Aguardando pagamento · Cancelado
Aguardando pagamento	Pago · Análise de arte · Cancelado
Pago	Análise de arte · Cancelado · Reembolsado
Análise de arte	Em produção · Arte recusada · Cancelado
Arte recusada	Análise de arte · Cancelado
Em produção	Impresso · Cancelado
Impresso	Pronto para retirada · Enviado
Pronto para retirada	Entregue · Cancelado
Enviado	Entregue · Cancelado
Entregue	Reembolsado
Cancelado	(final)
Reembolsado	(final)

Aguardando pagamento ──▶ Análise de arte ──▶ Em produção ──▶ Impresso ──┬─▶ Pronto p/ retirada ──▶ Entregue
                              ▲    │                                    └─▶ Enviado ─────────────▶ Entregue
                              │    ▼
                          Arte recusada

O que acontece automaticamente

Evento	Mudança automática
Gateway confirma o pagamento	Aguardando pagamento → Análise de arte
Equipe aprova a arte	→ Em produção
Equipe recusa a arte	→ Arte recusada

As demais mudanças (Impresso, Pronto para retirada, Enviado, Entregue, Cancelado, Reembolsado) são feitas pela equipe.

Mudança manual de status

Perfis Equipe, Administrador e Superadministrador podem mudar o status informando, opcionalmente, um motivo (até 500 caracteres). A cada mudança:

• o histórico do pedido registra de → para, motivo, quem e quando;
• a auditoria grava a alteração;
• o cliente recebe um e-mail com o novo status (e o motivo, se houver).

Escreva o motivo pensando no cliente

O motivo vai no e-mail. Prefira “Pedido pronto no Balcão Centro, retire de seg. a sex., 9h–18h” a “ok”.

O detalhe do pedido

Clicando no número do pedido você abre a tela de detalhe, com tudo o que é necessário para produzir, entregar e receber:

• Cliente (nome, e-mail, telefone) e notas do pedido;
• Entrega: endereço completo ou balcão de retirada escolhido, modalidade e frete contratado no momento da compra;
• Itens com quantidade e as opções em texto (papel, acabamento, cor — nada de códigos);
• Arte: links para baixar o arquivo enviado e o PDF de produção (quando gerado a partir de modelo), com o laudo do Grafexa AI;
• Pagamento: forma, gateway, status e o valor efetivamente cobrado (já com desconto de PIX/boleto, quando houver);
• Histórico completo de status: de → para, motivo, quem e quando.

Ações disponíveis no detalhe

Ação	Para que serve
Mudar status com motivo	O motivo vai no histórico e no e-mail do cliente
Conciliar pagamento	Pedidos em que o webhook pode ter falhado: a plataforma consulta o gateway e confirma sem recobrar
Estornar pagamento	Devolve o valor pago ao cliente; com todos os pagamentos estornados, o pedido vira Reembolsado e o cliente é avisado
Confirmar recebimento na retirada	Para pedidos com pagamento no balcão: registra o recebimento pelo painel
Informar rastreio	Ao marcar Enviado (ou depois), o código de rastreio da postagem é registrado e enviado ao cliente por e-mail. A plataforma nunca inventa rastreio — informe o código real da transportadora/Correios

Avisos de venda

A cada pedido novo, a loja recebe o e-mail “Novo pedido” no endereço de contato cadastrado em Geral e tema (e para os administradores ativos), com os itens, as opções em texto e o link direto para o pedido no painel. A lista de pedidos e a dashboard também atualizam sozinhas a cada minuto, sem recarregar a página.

Buscar pedidos

A lista de pedidos permite filtrar por status e buscar por número do pedido, nome ou e-mail do cliente, com 20 pedidos por página. Para análise de períodos mais longos, use Relatórios.